Comment se libérer l’esprit de toutes les choses à faire ?

La méthode GTD

 

La méthode GTD (Getting things done) vient du livre du même nom de David Allen. La version française du livre s’intitule : “S’organiser pour réussir”. Que ce soit dans le cadre de votre travail, ou dans les tâches que vous avez à réaliser chez vous, l’objectif de cette méthode est de vous libérer l’esprit.

Combien de fois par jour êtes vous distrait parce que vous pensez à tout ce que vous avez à faire ? Quelle quantité de stress cela génère-t-il chez vous ?

Je teste cette méthode depuis quelques temps et je la trouve très efficace. Le fait de sortir les tâches qu’on à en tête permet vraiment de se libérer l’esprit.

En quoi consiste cette méthode ?

 

Règles de bases :

– plus quelque chose nous préoccupe, moins on y voit clair. Il faut donc stocker ce qui nous tracasse dans un système externe et non dans notre tête : « Un panier de collecte ». On peut s’y fier dès lors qu’on en consulte régulièrement le contenu.
– il faut clarifier clairement ce que sont nos engagements et ce qu’il faut faire pour les tenir.
– il faut consigner et organiser les actions à mettre en place dans un système qui sera revu régulièrement.

Petit exercice (vraiment, faites-le !) : Écrivez quelque chose qui vous tracasse à l’heure actuelle. Écrivez ensuite en une phrase simple “comment vous voudriez que cela se termine”. Écrivez ensuite la première action physique à faire pour résoudre le problème.
Après avoir fait cet exercice, ne vous sentez-vous pas mieux ? Plus confiant pour accomplir la tâche ?

Tant qu’un objectif n’est pas clairement défini, l’idée n’est pas concrète dans votre esprit et cela engendre involontairement de l’angoisse et du stress. On connait tous ce sentiment de se sentir débordé et de ne pas savoir par où commencer. Vous devez donc d’abord organiser votre idée. Dans un premier temps, réfléchissez à quel est l’objectif final de chaque tâche. Ensuite pour chacune d’elle, définissez la première action à réaliser.

Voici les 5 étapes proposées dans le livre pour vous libérer l’esprit :

1. Collecter

Vous devez collecter tout ce qui nécessite votre attention. Pour se faire vous pouvez utiliser des outils physiques, comme une corbeille à papier, un tiroir, … Ou numériques, comme votre boite mail. Je vous recommande vivement “Evernote”. C’est un outil très puissant parfaitement adapté à la méthode expliquée dans le livre.
Pour que la collecte soit efficace, elle doit respecter 3 critères :
Tout ce qui occupe votre esprit doit se trouver dans ce système.
Ce système doit comporter le minimum de points d’entrée. Si vous avez votre boite mail et votre corbeille à papier par exemple, c’est bien suffisant.
Le contenu doit être vidé régulièrement.

Le simple fait de collecter vos tâches de cette manière libère votre esprit. Vous n’y penserez plus car vous saurez où les retrouver.

2. Traiter

Ne traitez qu’un seul sujet à la fois. Ne passez pas au suivant tant que celui en cours n’est pas traité.
Pour traiter un sujet, vous devez définir clairement de quoi il s’agit. Est-ce un cadeau à aller chercher ? Un projet à réaliser pour le travail ?
Une fois que vous avez défini ce que c’est, demandez vous si une action est nécessaire.

Si aucune action n’est nécessaire, vous avez 3 options :
– jeter.
– une action sera peut-être à envisager plus tard. Dans ce cas, placer les documents en incubation.
– les documents contiennent des infos qui serviront plus tard. Alors, les placer dans un dossier de référence.

Si une action est nécessaire :
Posez-vous la question : quel résultat final voulez-vous obtenir ? Ensuite, quelle est la première action à exécuter pour amorcer le projet ?

Un fois la première action décidée, vous avez 3 options :
– l’exécuter si elle prend moins de 2 minutes
– déléguer si elle demande plus de 2 minutes. De plus, demandez vous si vous êtes la personne la mieux placée pour l’exécuter.
– la reporter

3. Organiser

La 3eme étape consiste organiser ce que vous avez choisi de suivre et de gérer (à l’étape 2).

Dans le cas où aucune action n’est nécessaire, reprenez les 3 catégories précédentes :
– poubelle
Jeter tout ce qui ne nécessite pas d’intervention et qui n’a aucune valeur de référence.
– incubation
Certaines choses ne nécessitent pas d’action immédiate mais doivent être conservées.
– référence
Conserver les documents qui serviront un jour dans un système où ils seront facilement récupérables

Dans le cas où une action est nécessaire et que celle-ci prend plus de 2 minutes à réaliser :
Découper les projets en actions jusqu’à arriver au résultat voulu. Une fois celui-ci atteint, le projet peut être considéré comme clos.
La première action est indispensable. Il faut noter l’action à faire pour une date précise. Ceci devra être inscrit dans un calendrier pour être rappelé en temps voulu.

4. L’examen

Pour garder votre esprit libre, vous devez régulièrement revoir votre système. Celui-ci doit rester efficace.

De manière quotidienne, regardez votre calendrier et votre liste de choses à faire. Une fois par semaine, prenez un peu de temps pour revoir ce qui est en attente.

5. L’action

Comment choisir quoi faire ou ne pas faire sans être insatisfait de son choix ? Eh bien là, pas de solution miracle, fiez-vous à votre intuition. Vous pouvez cependant tenir compte de 4 critères pour choisir les tâches à réaliser :

– contexte, est-ce le bon endroit et avez-vous les bons outils ?
– disponibilité, avez-vous le temps pour le faire ?
– niveau d’énergie, vous sentez-vous d’attaque ?
– priorités, quelle sera l’action qui sera la plus profitable ?

Cet article est un résumé des concepts présentés dans le livre. Si vous voulez en savoir plus, je vous recommande vivement de lire cet ouvrage :
S’organiser pour réussir – David Allen

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